Wie KMU Übergänge in Ausbildung, Elternzeit und Renteneintritt aktiv gestalten können

Was passiert mit Wissen, wenn erfahrene Beschäftigte in Rente gehen, Mitarbeitende in Elternzeit wechseln oder neue Auszubildende ins Unternehmen kommen? In vielen KMU wird Wissen im Alltag informell weitergegeben: Man fragt Kolleg*innen, läuft mit, arbeitet gemeinsam an Projekten oder löst Probleme direkt im Team. Das ist praxisnah und oft wirksam – wird aber riskant, wenn Wissen stark an einzelne Personen gebunden bleibt oder nur über eingespielte Routinen verfügbar ist.

Genau hier setzte das Entwicklungsprojekt „Lebensphasenorientiertes Wissensmanagement“ (LOW) an. In Interviews und Workshops mit Brandenburger KMU wurde untersucht, wie Unternehmen betriebliches Wissen in solchen Übergangsphasen weitergeben und sichern. Denn hier treffen persönliche Lebenssituationen und betriebliche Anforderungen unmittelbar aufeinander: Auszubildende müssen Wissen aufbauen, Elternzeiten machen Übergaben nötig, und beim Renteneintritt muss Erfahrungswissen im Unternehmen bleiben (u. a. Rump & Eilers, 2014).

Wissensweitergabe im Arbeitsalltag: Wie sie oft gehandhabt wird

Die Projektergebnisse zeigen: Wissensmanagement ist in vielen KMU bereits vorhanden – nur wird es selten so genannt. Kurze Wege ermöglichen schnelle Lösungen, führen aber auch dazu, dass Wissen häufig informell organisiert bleibt.

Wissen liegt oft verteilt vor: in Köpfen einzelner Mitarbeitender, digitalen Ablagen, QM-Systemen oder informellen Notizen. Nicht immer ist klar, wo relevante Informationen zu finden sind oder wer für ihre Aktualisierung verantwortlich ist. Besonders kritisch wird es, wenn geschäftsrelevantes Wissen an Schlüsselpersonen gebunden ist, die ausfallen, wechseln oder das Unternehmen verlassen (u.a.  Schiedermair et al., 2023).

In unseren Unternehmensanalysen im Projekt LOW zeigte sich: Wissensmanagement sieht je nach Arbeitsbereich sehr unterschiedlich aus. In manchen Bereichen sind Ablagen, Listen oder digitale Systeme etabliert. In einem Interview wurde dieser Unterschied anschaulich beschrieben: In der Buchhaltung gebe es für viele Prozesse Dokumentationen; in anderen Abteilungen funktioniere das Tagesgeschäft dagegen „gut auf der Tonspur“, lasse sich aber schwerer schriftlich festhalten. Genau daran zeigt sich, warum Wissensmanagement nicht für alle Arbeitsbereiche gleich gestaltet werden kann. Riskant wird es, wenn Wissen für andere nicht auffindbar oder anschlussfähig ist.

Ausbildung, Elternzeit, Renteneintritt: Wissen an Übergängen sichern

An Übergängen wie Ausbildung, Elternzeit oder Renteneintritt zeigt sich, wie gut Wissensweitergabe im Unternehmen funktioniert: Wer weiß was? Wo ist Wissen festgehalten? Und was fehlt, wenn Beschäftigte neu einsteigen, zeitweise ausfallen oder gehen?

In der Ausbildung funktioniert Wissensweitergabe oft über Mitlaufen, Anleitung, Projektarbeit oder Patenmodelle. Die Herausforderung liegt weniger im fehlenden Engagement als in der Personenabhängigkeit und uneinheitlichen Vermittlung. Eine Auszubildende beschrieb dies als Spannungsfeld zwischen „ins kalte Wasser werfen“ und einer „helfenden Hand“, die zeigt, wie eine Aufgabe funktioniert. Einfache Standards, zentrale Ansprechpersonen und kurze Lernmaterialien können Orientierung schaffen, ohne Ausbildung zu stark zu formalisieren.

Bei Elternzeiten werden Aufgaben häufig pragmatisch im Team aufgefangen: Informationen laufen über Gespräche, E-Mails oder bestehende Ablagen. Das funktioniert kurzfristig oft gut, bleibt aber anfällig, wenn Zuständigkeiten, offene Vorgänge oder zentrale Informationen nicht klar dokumentiert sind. Zudem sollte nicht auch die Rückkehr mitgedacht werden, da sich Arbeitszeiten und Zuständigkeiten verändern können. Hilfreich sind Übergabegespräche, kurze Aufgabenübersichten und Rückkehr-Gespräche zu wichtigen Änderungen.

Beim Renteneintritt besteht häufig eine hohe Bereitschaft, Wissen weiterzugeben. Die Herausforderung liegt eher im Zeitpunkt und in der Form der Wissenssicherung: Übergaben beginnen oft zu spät und implizites Erfahrungswissen lässt sich nicht einfach dokumentieren. Dazu gehören Sonderfälle, Routinen, Kontakte oder Problemlösungswege. Wirksamer sind früh geplante Übergabezeiträume (mindestens 6-12 Monate vor Renteneintritt), Tandemmodelle, Job Shadowing oder Expert Debriefings. Zudem signalisiert eine rechtzeitige Übergabe dem scheidenden Teammitglied echte Wertschätzung für das über Jahre aufgebaute Lebenswerk.

Alltagstaugliche Lösungen finden statt perfekter Tools

Eine zentrale Erkenntnis aus LOW lautet: Wissensmanagement ist mehr als Dokumentation. Es funktioniert dann, wenn klare Strukturen, alltagstaugliche Formen der Wissensweitergabe und eine Kultur des Wissensteilens zusammenspielen.

Für KMU heißt das: Lösungen müssen einfach, anschlussfähig und passend zum jeweiligen Arbeitsbereich bleiben. Aufwändige Systeme helfen wenig, wenn sie im Tagesgeschäft nicht genutzt werden. Es geht nicht darum, jeden Arbeitsschritt zu verschriftlichen. Ein Interview brachte es gut auf den Punkt: „Vielleicht nicht ins Klein-Klein, aber die Kernprozesse müssen fixiert sein.“ Gerade deshalb braucht es praxistaugliche Formate wie Übergabechecklisten, kurze Anleitungen, Fotos, Videos, Sprachnotizen oder persönliche Übergaben.

Ebenso wichtig ist die Frage: Wer weiß was und wer braucht dieses Wissen? Wenn zentrale Wissensträger*innen, Schnittstellen und Routinen sichtbar werden, lässt sich vermeiden, dass Wissen bei einzelnen Personen zum Bottleneck wird. So wird Wissensmanagement nicht zur Zusatzaufgabe, sondern Teil der alltäglichen Zusammenarbeit.

Fazit: Wissensmanagement als Zukunftsorientierung

Lebensphasenorientiertes Wissensmanagement hilft KMU, typische Übergänge nicht nur zu bewältigen, sondern auch vorausschauend zu gestalten. Ausbildung, Elternzeit und Renteneintritt zeigen, wo Wissen aufgebaut, übergeben oder gesichert werden muss, damit KMU handlungs- und zukunftsfähig bleiben. Entscheidend ist nicht das perfekte Tool, sondern dass Wissen im Arbeitsalltag auffindbar, verständlich und teilbar wird. Die im Projekt entwickelte Checkliste mit Handlungsempfehlungen (Lebensphasenorientiertes Wissensmanagement - Weitere Informationen und Materialien) bündelt zentrale Ergebnisse und bietet KMU eine erste Orientierung, um Wissensweitergabe im eigenen Unternehmen gezielt in den Blick zu nehmen.

Literatur

Rump, J., & Eilers, S. (Hg.). (2014). Lebensphasenorientierte Personalpolitik: Strategien, Konzepte und Praxisbeispiele zur Fachkräftesicherung. Springer.

Schiedermair, I., Kick, E., Baumgartner, M., Kopp, T., & Kinkel, S. (2023). Wissensmanagement in KMU: Kriterien zur Identifikation von internen Schlüsselpersonen. Zeitschrift für wirtschaftlichen Fabrikbetrieb, 118(6), 395-399.