Obwohl es unzählige Bücher, Artikel und Webseiten zum Thema Transformation gibt, zeigt sich in der Praxis: Unternehmen erleben Wandel selten als strategisch geplanten Prozess. Das gilt besonders für die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI). Aktuelle Untersuchungen wie „Arbeiten mit Künstlicher Intelligenz, aber auch mit Köpfchen: Anforderungen an Future Skills in der Erwerbsarbeit“ (2025) belegen, dass hier Soft Skills den Erfolg entscheidend mitbestimmen. Fähigkeiten wie Umgang mit Veränderungen, kreatives Denken, Flexibilität, Entscheidungsfähigkeit und Kommunikation werden zu zentralen Erfolgsfaktoren.

Unsere Erfahrungen in den Zukunftszentren Berlin und Brandenburg zeigen, ein strukturierter Start, Grundlagenverständnis, Austausch zu den Auswirkungen von KI und gezielter Wissensaufbau sind Basis einer erfolgreichen Integration von KI im Unternehmen. Daraus lassen sich vier zentrale Bausteine ableiten, die Unternehmen bei der Einführung von KI unterstützen.

1. Erlebnisräume schaffen, KI ausprobieren lassen
   Durch gemeinschaftliches Ausprobieren von unterschiedlichen KI-Tools entsteht Motivation und Neugier und werden erste Berührungsängste genommen. Mit kleinen spielerischen Prompting-Workshops können die Grenzen und Möglichkeiten von KI ausgelotet werden.
2. KI-Wissen systematisch aufbauen
   Am Anfang steht das Thema KI-Literacy: ein Verständnis davon, wie Sprachmodelle, sog. Large Language Models (LLMs) funktionieren und auch, wo die Schwächen von KI liegen. Später werden vertiefende Kenntnisse wichtig, z. B. zur Datenaufbereitung. Je nach Entwicklungsstadium gilt es zu entscheiden, ob Unternehmen intern Wissen und Kompetenzen zu KI aufbauen oder externe Expertise hinzuziehen.
3. Lernräume gestalten und Anwendungsfälle entwickeln
   Nachhaltige KI-Einführung bedeutet: Mitarbeitenden Räume zu bieten, in denen sie ihr Wissen vertiefen, neue Ideen entwickeln und konkrete Anwendungsfelder für das eigene Unternehmen identifizieren. KI-Einführung ist eher ein Marathon als ein Sprint. Der Übergang von klassischen Seminaren hin zu kontinuierlicher Lernbegleitung ist dabei entscheidend.
4. Integration in Unternehmensstrukturen
   Dazu gehören zu Beginn klare Guidelines, eine kritische Auseinandersetzung mit den Konsequenzen des KI-Einsatzes, Zielvorstellungen, was mit KI verbessert werden soll sowie eine sichere Infrastruktur, die die weitere Entwicklung von KI unter Einbezug der Chancen und Risiken ermöglicht.

Good-Practice-Beispiele

In zwei Good-Practice-Beispielen zeigen wir auf, wie die vier Bausteine für einen nachhaltigen Start zum Tragen kommen und inwieweit die Zukunftszentren dabei unterstützen.

Zukunftszentrum Brandenburg: KI-Einführung Schritt für Schritt

1. Orientierung: Erwartungen klären, Rollen definieren

Ein Unternehmen wandte sich mit der Bitte um Unterstützung bei Digitalisierung und KI an das Zukunftszentrum. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und einem neu gebildetem KI-Team, entstand in einem Auftaktworkshop ein Konzept zum systematischen Aufbau von Wissen und Handlungssicherheit. Zu dieser internen Orientierungsphase gehörte: Die Geschäftsführung brachte ihre Erwartungen klar und verständlich auf den Punkt. Das neue KI-Team definierte seine Rolle – die Mitglieder würden künftig als Vermittler*innen für Fragestellungen zum Thema fungieren.

2. Grundlagen schaffen: gemeinsames Verständnis entwickeln

Im darauffolgenden Workshop mit dem KI-Team rückte die Frage in den Mittelpunkt, wie KI im betrieblichen Alltag konkret und sinnvoll eingesetzt werden kann. Dabei wurde deutlich, dass es vor der Entwicklung einzelner Use Cases einer gemeinsamen Basis bedarf: eines geteilten Verständnisses von KI, ihrer Möglichkeiten und Grenzen sowie klarer Rahmenbedingungen für ihre Nutzung.

Auf dieser Grundlage entstand ein Fahrplan, der exemplarisch für eine lernorientierte KI-Einführung steht. Dazu gehören eine vorbereitende Toolauswahl, die Entwicklung einer KI-Governance mit klaren Verantwortlichkeiten, das Sichtbarmachen erster pragmatischer Anwendungsfälle sowie die frühzeitige Planung der Verankerung in der Belegschaft, etwa über Multiplikator*innen und passende Lernformate.

3. Nächste Schritte: KI in der Organisation verankern

Im folgenden Schritt ist der Aufbau einer offenen KI-Kultur und verbindlichen Governance-Strukturen vorgesehen. Möglichkeiten zum Experimentieren und Ausprobieren im KI-Team sollen reflektiert und anschließend schrittweise verstetigt werden, mit dem Ziel, interne KI-Routinen zu entwickeln. Im Mittelpunkt steht dabei nicht die Technologie selbst, sondern die Befähigung der Beschäftigten.

4. Rolle des Zukunftszentrums

Das Team des Zukunftszentrum Brandenburg übernimmt im gesamten Prozess eine Lernpartnerschaft: Es steht als Sparringspartner zur Verfügung, um das Unternehmen auf seinem Weg zu begleiten und unterstützen. Es schafft den Rahmen, aktiviert vorhandene Expertise im Betrieb und fördert eine offene Lernkultur.

Zukunftszentrum Berlin: Erste Schritte mit KI im Dienstleistungsunternehmen

Beim Zukunftszentrum Berlin melden sich häufig Unternehmen, deren Arbeit überwiegend digital erfolgt. Dort können erste KI‑Schritte meist schnell erfolgen – etwa in Bürobereichen wie Verwaltung, Personal oder Öffentlichkeitsarbeit, wo bereits viele Texte und Dokumente digital vorliegen. Im vorliegenden Fall fragte ein Dienstleistungsbetrieb mit rund 15 Mitarbeitenden an, das seine vielfältigen Arbeitsprozesse mit KI unterstützen lassen wollte, aber noch nicht so recht wusste wo angesetzt werden kann.

1. Einstieg: Niedrigschwellige Prompting-Workshops

Nach einer Sichtung der Arbeitsaufgaben und einer Priorisierung der Themen mit denen begonnen werden kann, startete die KI‑Einführung über praktische Prompting‑Workshops. Erste Erfolge waren schnell sichtbar. Es sind keine Vorkenntnisse erforderlich um niederschwellig starten zu können.  Gleichzeitig zeigte sich: Viele Beschäftigte stoßen beim reinen Prompting bald an Grenzen – was zu Unsicherheit und Frustration führen kann.

2. Weiterkommen: Einbindung eigener Daten

Für bessere Ergebnisse wurde der nächste Schritt notwendig: der gezielte Einsatz firmeneigener Daten. Dafür braucht es ein Verständnis zu folgenden Themen:

• Die grundsätzliche Funktionsweise generativer KI. Dies ist wichtig, um zielgerichtet mit der KI zu interagieren und um die Ergebnisse besser bewerten zu können.
• Wo Modelle physisch betrieben werden – dem eigenen PC, einem Server im Firmennetzwerk oder auf dem Server einer anderen Firma (Inland oder Ausland).
• Welche Rolle die verfügbare Hardware spielt, wenn man die KI im Unternehmen selbst betreiben möchte, statt auf Onlineanbieter zurückzugreifen. 
• Welche Arbeitsschritte sich für die Einführung von KI eignen. Zum Beispiel dort, wo viel am Computer gearbeitet wird. Im vorliegenden Fall war es die Auswertung von Interviews von der Transkription bis zur Inhaltsanalyse mit den lokal betriebenen KI Tools Whisper und AnythingLLM.
• Wie sensible Daten verarbeitet werden.

Mit dem hier erarbeiteten Wissen kann in die Auswahl und Aufarbeitung der zu integrierenden Unternehmensdaten übergegangen werden.

3. Lernen im Team: Workshops als Gruppenformate

Alle Workshops finden in Gruppen statt – sowohl die Einstiegsformate als auch die weiterführenden Sessions. Ziel ist es,

• vorhandenes Wissen einzubeziehen,
• unterschiedliche Wissensstände auszugleichen
• und eine lernförderliche Atmosphäre zu schaffen.

Das vorhandene Vorwissen ist oft breit, aber ungleich verteilt. Oft wissen Mitarbeitende nicht von den Vorkenntnissen ihrer Kolleg*innen.

4. Rolle des Zukunftszentrums: Struktur und gezielte Wissensimpulse

Das Team des Zukunftszentrums bringt die Kompetenzen, die im Unternehmen schon vorhanden sind, ans Licht und ergänzt das vorhandene Know‑how durch gezielte Inputs. Damit schließt es Wissenslücken und schafft einen Lernrahmen, der den internen Austausch stärkt.

KI-Einführung ist keine einmalige Aufgabe, sondern verändert oft auch, wie im Unternehmen gearbeitet wird. Neben der Auswahl der „richtigen“ Tools ist es entscheidend, ob Unternehmen dazu bereit und in der Lage sind, ihre etablierten Abläufe zu überdenken und explorative Formen des Lernens zu ermöglichen.

Das Forschungsinstitut Betriebliche Bildung (f-bb) ...

... setzt vier Zukunftszentren als Lead Partner um. Dieser Artikel basiert auf Erfahrungen aus den Zukunftszentren Berlin und Brandenburg. Diese werden im Rahmen des Programms „Zukunftszentren“ durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und von der Europäischen Union über den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) gefördert. Kofinanziert werden die Zukunftszentren von der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung aus Mitteln des Landes Berlin („Zukunftszentrum Berlin“) bzw. vom Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und gesellschaftlichen Zusammenhalt des Landes Brandenburg aus Mitteln des Landes Brandenburg („Zukunftszentrum Brandenburg“).